Vendre un appartement en copropriété : ce que fait le syndic

Vendre un appartement en copropriété, c’est vendre un lot : une partie privative et une quote-part des parties communes, avec les charges, les travaux votés et les éventuels impayés de l’immeuble. Le vendeur doit donc fournir à l’acquéreur, dès la promesse, des documents sur la copropriété (article L721-2 du Code de la construction et de l’habitation), et seul le syndic peut établir l’état daté que le notaire réclame avant l’acte (fiche Service-Public sur l’état daté). Ces règles sont nationales : elles s’appliquent à Montpellier comme ailleurs, et Service-Public en déroule les étapes dans sa fiche sur la vente d’un logement en copropriété.

Syndic de copropriété, nous ne cherchons pas d’acquéreur et n’estimons pas les biens. Cette page décrit ce que la vente exige du vendeur et ce que le syndic lui doit. Les prix constatés commune par commune figurent sur notre page prix immobilier à Montpellier et alentours.

Les documents à fournir dès la promesse de vente

Ils sont remis au plus tard à la signature de la promesse. Sans promesse, le projet d’acte n’en reprend qu’une partie : les documents sur l’organisation de l’immeuble, l’état global des impayés, le carnet d’entretien, la notice et les documents de travaux (article L721-2, III). Le syndic détient presque toutes ces pièces, et un décret du 23 mai 2019 fixe celles qu’un syndic professionnel met au minimum dans l’espace en ligne des copropriétaires : chez nous, l’extranet copropriétaires.

La liste comprend aussi une notice sur les droits et obligations des copropriétaires et le fonctionnement du syndicat, dont l’article L721-2 renvoie le contenu à un arrêté du ministre du Logement. Les procès-verbaux ne sont pas exigés si le vendeur n’a pas pu les obtenir du syndic. Un acquéreur déjà propriétaire d’un lot dans la même copropriété ne reçoit que les informations financières ; la vente d’un lot annexe (cave, garage, parking) dispense des procès-verbaux, du carnet, de la notice et des documents de travaux. La remise peut être électronique si l’acquéreur l’accepte expressément.

Surtout, tant que les documents sur l’organisation de l’immeuble et les informations financières manquent, le délai de rétractation de dix jours de l’acquéreur non professionnel (article L271-1) ne court pas : il part du lendemain de leur communication (article L721-3). Sans promesse, le délai de réflexion sur le projet d’acte est décalé de la même façon s’il manque les documents sur l’immeuble ou l’état des impayés. Un dossier incomplet décale toute la vente.

L’acte authentique, lui, doit comporter le numéro d’immatriculation de la copropriété au registre national (fiche F2604). C’est au syndic d’immatriculer la copropriété et d’en mettre à jour les données au registre, sauf pour un immeuble neuf, que le notaire immatricule (fiche F32058).

L’état daté : contenu et prix plafonné

Seul le syndic l’établit : avant l’acte, il l’adresse au notaire, à la demande de celui-ci ou du vendeur (article 5 du décret du 17 mars 1967). Établi lot par lot, sous réserve de l’apurement des comptes, il comporte trois parties :

• ce que le vendeur doit au syndicat : notamment provisions exigibles, charges impayées des exercices antérieurs, part restant due d’un emprunt collectif ;
• ce que le syndicat doit au vendeur : avances versées par celui-ci, provisions de périodes futures rendues exigibles par une déchéance du terme ;
• ce qui incombera à l’acquéreur : reconstitution des avances, provisions non encore exigibles du budget et des dépenses hors budget.

En annexe figurent la quote-part du lot dans les dépenses des deux exercices précédents et l’état des procédures en cours où le syndicat est partie. Les honoraires du syndic pour l’état daté sont facturés au vendeur et plafonnés à 380 € TTC (article 10-1 de la loi, décret du 21 février 2020), un seul plafond valant pour tous les lots d’une même vente. Le tarif pratiqué figure au contrat de syndic (contrat type, point 9.2) ; au-delà du plafond, Service-Public propose un modèle de lettre de contestation.

Pré-état daté et questionnaire au syndic : ce que disent les textes

L’article L721-2 ne parle pas de « pré-état daté » : il exige des informations, pas un document. Dès 2014, le ministère du Logement indiquait qu’elles pouvaient être tirées de documents déjà obligatoires : annexes comptables, comptes tenus par le syndic pour chaque copropriétaire et état daté (réponse ministérielle n° 57834, rendue sur la version de 2014 de l’article). Le texte en vigueur leur donne une date : charges payées, état global des impayés et fonds de travaux sont à jour des informations soumises à la dernière assemblée annuelle d’approbation des comptes. Seules les sommes que l’acquéreur pourrait devoir au syndicat n’y sont pas rattachées : pour elles, il faut interroger le syndic.

Le plafond de 380 € ne vise que l’état daté, et le contrat type ne range parmi les frais de mutation que l’état daté et l’opposition du syndic (point 9.2). Avant de commander un pré-état daté payant, faites donc le tour des documents de la dernière assemblée et de l’espace en ligne. Le questionnaire que le notaire adresse au syndic n’est pas davantage défini par ces textes : les pièces que la loi de 1965 et le décret de 1967 font établir par le syndic pour la vente sont l’état daté et les certificats de l’article 20, décrits plus bas.

Charges, travaux et fonds de travaux : qui paie quoi

Lors d’une vente, l’article 6-2 du décret répartit entre vendeur et acquéreur les sommes appelées par le syndic. Vendeur et acquéreur peuvent prévoir une autre répartition dans l’acte, mais elle ne vaut qu’entre eux, pas envers le syndicat (article 6-3).

Exemple, avec des appels trimestriels : vente le 15 mai, la provision exigible le 1er avril reste due par le vendeur, un éventuel prorata se réglant dans l’acte. Un ravalement voté avant la vente mais appelé en septembre sera payé par l’acquéreur : lisez les procès-verbaux avant de négocier.

Impayés : avis de mutation et opposition du syndic

La loi protège le syndicat contre un vendeur qui partirait avec des dettes (article 20, I, de la loi du 10 juillet 1965) :

1. si le vendeur présente au notaire un certificat du syndic de moins d’un mois attestant qu’il est libre de toute obligation envers le syndicat, aucun avis de mutation n’est nécessaire ;
2. sinon, le notaire adresse au syndic un avis de mutation par recommandé, dans les 15 jours du transfert de propriété ;
3. le syndic a 15 jours après sa réception pour former opposition au versement des fonds, par acte extrajudiciaire chiffrant sa créance, limitée aux sommes liquides et exigibles à la date de la vente (article 5-1 du décret) ;
4. le notaire libère les fonds dès l’accord du syndic et du vendeur ; à défaut, il verse les sommes retenues au syndicat dans les trois mois de l’opposition, sauf contestation en justice.

Les frais d’opposition sont imputables au seul vendeur (contrat type, point 9.2). L’acquéreur est contrôlé aussi (article 20, II, de la loi). Avant l’acte, le notaire notifie au syndic le nom de l’acquéreur (pour une société civile immobilière ou en nom collectif, ceux de ses associés et mandataires sociaux) et ceux de leurs conjoints ou partenaires de Pacs ; le syndic répond dans le mois par un certificat. Si l’une de ces personnes, déjà copropriétaire de l’immeuble, a reçu du syndic une mise en demeure restée sans effet depuis plus de 45 jours, la vente ne peut pas se conclure. Après un avant-contrat, elle a 30 jours à compter de la notification du notaire pour payer, faute de quoi l’avant-contrat est réputé nul aux torts de l’acquéreur. Après l’acte, la vente est notifiée sans délai au syndic, avec l’identité et l’adresse de l’acquéreur (article 6 du décret).

Diagnostics : ce qui relève du lot, ce qui relève de l’immeuble

Le vendeur fournit le dossier de diagnostic technique, annexé à la promesse (article L271-4). En copropriété, les constats plomb, termites, gaz et électricité portent sur la partie privative. La superficie privative « loi Carrez » figure dans la promesse et l’acte ; inférieure de plus d’un vingtième, elle ouvre à l’acquéreur une baisse proportionnelle du prix, à demander en justice dans l’année qui suit l’acte authentique, sous peine de déchéance (article 46 de la loi). Deux pièces passent par le syndic :

• L’amiante. Si le permis de construire date d’avant le 1er juillet 1997, le vendeur fait repérer ses parties privatives et demande au syndicat la copie du dossier technique amiante des parties communes (fiche F742).
• Le DPE du lot. Le syndic fournit à qui fait réaliser le DPE, aux frais de celui-ci, la description des équipements collectifs de chauffage, de refroidissement, d’eau chaude ou de ventilation et les modalités de répartition des frais liés à leurs consommations d’énergie. Pour les autres éléments collectifs qui jouent sur les consommations (enveloppe extérieure, toiture, planchers, plafonds et cloisons donnant sur des locaux non chauffés), il remet les documents dont il dispose : travaux d’isolation, factures, diagnostics (article R126-17).

Le DPE collectif et le plan pluriannuel de travaux sont des obligations de l’immeuble, non du vendeur ; leur calendrier, comme les règles du fonds de travaux, est présenté sur notre page syndic de copropriété à Montpellier.

Ce que nous faisons quand un copropriétaire vend

Pour les immeubles dont nous sommes syndic, nous établissons l’état daté au tarif de notre contrat, dans la limite légale, et délivrons les certificats de l’article 20. Ce que le décret de 2019 n’impose pas de mettre en ligne, comme les procès-verbaux des autres assemblées ou les informations utiles au DPE, peut se demander à notre bureau de Lavérune, à l’ouest de Montpellier. Vendeur ou acquéreur peuvent aussi interroger gratuitement les juristes de l’ADIL de l’Hérault, qui a une agence à Montpellier.

Questions fréquentes

Vendre un parking ou une cave demande-t-il les mêmes documents ?

Non. Procès-verbaux, carnet d’entretien, notice et documents de travaux ne sont pas exigés (article L721-2), et la superficie Carrez ne s’applique ni aux caves, ni aux garages, ni aux emplacements de stationnement (article 46). Vendus avec l’appartement dans le même acte, ils restent sous le même plafond de 380 € TTC pour l’état daté. Si le syndic cumule les facturations au-delà, Service-Public propose un modèle de lettre pour la vente de plusieurs lots.

Notre immeuble n’a plus de syndic : comment obtenir l’état daté ?

Seul un syndic peut l’établir : il faut d’abord en désigner un. Les démarches sont décrites sur notre page syndic de petite copropriété ; pour comparer les offres et organiser le vote, voir changer de syndic à Montpellier.

Responsable du contenu : Guillaume Petillault, dirigeant de Valeurs’Immo. Règles vérifiées le 25 septembre 2026 sur les sources liées. Ces informations générales ne constituent pas une consultation juridique. Lire ou laisser un avis sur notre fiche Google.